Как во время пандемии организовать работу в офисах. 15 советов

Я вижу по новостям из Украины, что многие уже возвращаются в офисы. Если вам это настолько нужно, прислушайтесь к советам экспертом

У нас в Фонде на прошлой неделе обсуждали состояние глобальной экономики, а через неделю будет выступать панель известных эпидемиологов. Однозначно понятно, что будет вторая волна эпидемии — когда и на сколько сильная зависит от многих из нас — наша задача снизить риск распространения вируса.

Я вижу по новостям из Украины, что многие уже возвращаются в офисы. Если вам это настолько нужно, и вы действительно вообще не можете работать дистанционно, то рекомендую прислушаться к советам экспертов по организации работы офисов в период ослабления карантинных мер:

1. Определите новые принципы организации работы офисов: здоровье людей должно быть превыше всего. Только на втором месте должна быть производственная необходимость. При этом дайте возможность сотрудникам выбирать — выходить ли работать в офис или продолжать работать из дома. Таким образом вы избежите проблем с психикой и паническими атаками тех сотрудников, которые очень боятся эпидемии (поверьте — таких много среди здравомыслящих людей).

2. Проанализируйте свою работу во время карантина — подумайте, что из того периода может стать вашей постоянной моделью работы. Вам действительно надо так много людей в офисе, или все же часть людей может постоянно работать из дома?

3. Запланируйте выход «шахтным» методом — по сменам: одни сотрудники будут выходить понедельник — среда, другие — вторник-четверг, третьи — по пятницам. В офисе в конкретный день должны быть только те, кто там должен быть обязательно. Таким образом вы снизите количество контактов в офисе.

4. Проанализируйте возможность выхода сотрудников на работу в разное время — таким образом вы снизите количество контактов людей в офисе в часы пик утром и вечером и снизите вероятность распространения вируса.

Запланируйте выход «шахтным» методом — по сменам

5. Продумайте вопросы организации транспорта своих сотрудников при поездке на и с работы. Публичный транспорт — огромное поле для распространения вируса. Если есть возможность, организуйте доставку сотрудников на такси, автобусах или оплачивайте поездки сотрудников на собственных автомобилях. Задача — мотивировать их не пользоваться публичным транспортом какое-то время.

6. Продумайте и внедрите механизмы предварительного скрининга — мониторинга: установите инструменты измерения температуры на входе в здание. Просите людей измерять температуру дома — пусть люди с любыми симптомами проблем здоровья не приходят в офис — героизм здесь не нужен.

7. Усильте двустороннюю систему коммуникации с сотрудниками в существующих условиях — старайтесь информировать их о ситуации с вирусом, с изменениями правил внутри организации — помогайте бороться со страхами и переживаниями сотрудников. Но также проводите постоянные опросы о качестве организации работы — важно слышать мнение сотрудников и не пропускать рост потенциальных проблем, связанных с дискомфортом сотрудников. Важно проявлять эмпатию и сохранять внутреннюю культура, даже в таких сложных условиях.

8. Значительно увеличьте информирование сотрудников в офисе (на входе, в коридорах, лифтах, мейл-рассылках, на столах) о рисках эпидемии и о социальной ответственности каждого из них в замедлении темпов распространения эпидемии. Можно даже с сотрудниками подписать временный социальный контракт, объясняющий новые правила работы в офисе.

9. Установите и донесите до людей новые протоколы посещения зданий — например, что люди должны находиться в публичных местах и на встречах в масках — это позволит сократить риск заражения.

10. Продумайте логистику внутри зданий — например, организуйте движение по офисах в определенную сторону, чтобы соблюдать социальное дистанцирование и избегать ненужных контактов людей в коридорах. Также пересмотрите нормы пространства на одного сотрудника — понятно, что расстояние между сотрудниками надо увеличивать.

11. Установите средства дезинфекции возле входа в здание, возле лифтов, в местах потенциального скопления людей. Увеличьте периодичность уборки офисов — просите сотрудников убирать документы со столов, чтобы офисные столы и кресла можно было также тщательно убирать. Таким образом вы снизите возможность распространения инфекции.

12. Сократите до минимума, а лучше закройте внутренние системы общепита в офисах. Столовые — места соприкосновения большого количества людей, и хорошая среда для распространения вируса. Если ваша организация предоставляет питание сотрудникам, то лучше это делать через заказ заранее пакетированных продуктов, чем предлагать «шведский стол» в кафе.

13. Несмотря на то, что вы находитесь в офисе, проводите большинство конференций онлайн — поверьте, качество от этого не ухудшается, но при этом сокращается количество физических контактов нескольких людей в ограниченном помещении на протяжении длительного периода времени — значит, сокращается риск заболевания. Также все тренинги тоже должны проводиться онлайн.

14. Не планируйте международные командировки — большинство стран все еще требуют самоизоляции и карантина во время приезда иностранцев как минимум на 14 дней. Кроме того, поверьте, такие путешествия будут сопровождаться постоянными сбоями и препятствиями — самолеты не будут уходить вовремя, время посадки/выхода с самолетов значительно увеличено — есть риски пропустить стыковки. Просто подождите несколько месяцев — не торопитесь. Лучше используйте видео-конференции для коммуникации со своими партнерами, коллегами и клиентами.

15. И последнее — что бы кто вам не говорил, возврат в офис после карантина должен изменить способ работы, который вы пропагандировали еще три месяца назад. Бизнес должен наконец понять, что работать надо по-другому: если вашей организации не существует онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы не умеете продавать онлайн, вы не сможете пережить следующий кризис; если вы очень зависимы от наличия всех людей в офисе, то вам надо срочно менять внутренние процессы, делая их более мобильными, иначе вы не сможете пережить следующий кризис.

Текст опубликован с разрешения автора

Оригинал

Присоединяйтесь к нашему телеграм-каналу Мнения НВ

Новости по теме

Кремлю нужны новые победы. Что задумал Путин

Путину нужны успехи во внешней политике, чтобы реабилитировать свой испорченный имидж. Но пока его результаты вовсе не впечатляют

1

Исправить это будет нелегко. Что ждет следующего главу НБУ

У международных партнеров будет повод хорошо подумать, прежде чем развивать дальнейшие отношения с Украиной

1 1

Мир соскучился по украинским технологиям

Украина только сейчас начинает вспоминать про свой потенциал в сфере высоких технологий. Нельзя проспать этот момент. Завтра будет поздно

3

Русский народ проснулся? К чему приведут протесты в Хабаровске.

Попробуйте выйти в этот проснувшийся русский народ с плакатом «Крым — это Украина, Россия — это оккупант». Закопают прям на месте

2

В условиях COVID-19. Об очередях в больницах и «платных» кабинетах

Многие больницы очень извращенно интерпретировали меры безопасности в связи с пандемией. На всякий случай они решили все запретить

2

Продолжая просматривать Новости Украины (UAZMI), вы подтверждаете, что ознакомились с Правилами пользования сайтом, и соглашаетесь на использование файлов cookie